コンサルに学ぶ　報告書の作り方

こんにちは、コウタロウです。

仕事で報告書を書くときに、こんなことで困った経験はありませんか？

そんなとき、この記事で紹介する「雲雨傘の理論」が非常に役に立ちます。

「雲雨傘の理論」とは、事実、解釈、アクションに分けて情報を整理するテクニックです。

この方法を使うことで、私の行動は次のように変わりました。

なお、今回参考にした本は次のとおりです。

[ad]

素早く、論理的な報告書を書く方法

最初に結論を言います。

素早く、論理的な報告書を書くときに重要なのは、次の2点です。

事実とは、目で見てわかる客観的な事実のこと。

解釈とは、事実に対する自分の解釈。

アクションとは、解釈に基づいて自分が起こした行動のこと。

事実、解釈、アクションのどれかが欠けていると、

といった報告書になってしまいます。

事実、解釈、アクションを分けて情報を整理する（雲雨傘の理論）

事実、解釈、アクションを分けて整理するときに役立つのが、雲雨傘の理論です。

雲は「事実」、雨は「解釈」、傘は「アクション」のことを指します。

空に雲が出てきたのを見て、（＝目で見てわかる客観的な事実）

「雲が出てきたから、雨が降るかもしれない」と思います。（＝自分の解釈）

「雨が降るかもしれないから、傘を持って行こう」という行動を起こします。（＝アクション）

これが雲雨傘の理論です。

『コンサル一年目が学ぶこと』では、次のように注意点が述べられています。

ここで大切なのは、①事実②解釈③アクションの３つをきちんと区別することです。

これを混同したり、一部を省略して結論づけたりしてしまうと、筋が通らない話になってしまいます。

大石哲之『コンサル一年目が学ぶこと』（2014　株式会社ディスカヴァー・トゥエンティワン）

事実、解釈、アクションを分ける理由

事実、解釈、アクションのどれかが欠けていると、次のような問題が起こります。

NGパターン① 事実のみの報告

たとえば、お客様からクレームがあったとします。

それに対する報告書を書くときを考えてみましょう。

お客様から言われたことや、起きた出来事を記録することは大切ですが、

事実だけを羅列しても、「それで何？この事実に対してどう行動するの？」と指摘が入ります。

重要なのは、事実やデータの羅列ではなく、それをどのように解釈し、どのようなアクションをするのかです。

事実のみの報告は、報告書としては不十分です。

NGパターン② 根拠のない報告

上司から、業務の進捗や今後の対応を聞かれたと仮定します。

（部下）「現状は○○○○です。次は、□□□□に着手すべきです。」

一見、問題ない報告のように思いますが、

「□□□□に着手する根拠は何か」

という点が不明です。

次に起こすべきアクションを報告するときは、根拠もセットにしなければなりません。

雲雨傘の理論に基づいた報告書の書き方

雲雨傘の理論が報告書を作るときに重要だということがわかりました。

それでは、どのように身につければよいのでしょうか。

『コンサル一年目が学ぶこと』では、次のような方法が紹介されています。

では、どうしたらこのスキルをすみやかに身につけることができるのか？

一番簡単な方法は、見出しをつけることです。

なにか文章を書くときに、

（事実）

（わたしの解釈）

（推奨アクション）

といった具合で見出しをつけることによって、頭の中がスッキリ構造化されます。

（大石哲之『コンサル一年目が学ぶこと』（2014　株式会社ディスカヴァー・トゥエンティワン））

私は本書を参考に、次のようなフォーマットに沿って報告書を書くようにしました。

私がよく作る報告書は、お客様と接したときの記録です。

毎日、複数のお客様と接するので、記録もその都度作る必要があります。

お客様から聞き取った事実、抱えている問題を客観的に記録し、それに対する担当者としての意見を記録します。

最後に、今後とるべきアクションを書きます。

フォーマットを決めておけば、何を書こうか悩む時間がなくなります。

項目に分けて情報を整理するため、論理的な破綻が起きなくなりました。

さらに、このようなフォーマットにしておけば、次に取るべき対応が明確です。

担当者が不在の場合でも対応することができます。

まとめ

今回の記事では、短時間で、論理的破綻のない報告書を作る方法を紹介しました。

次のように見出しをつけて、情報をあてはめるだけで完成です。

論理的な報告書が、非常に簡単にできあがります。

報告書に限らず、企画書などの他の資料作成でも役立ちます。

文章作成の協力な味方になってくれるので、ぜひ試してみてください。