もっとわかりやすく！上司への報告の仕方

こんにちは、コウタロウです。

上司に報告をしているとき、「結局何が言いたいの？」という反応をされたことはありませんか。

頭の中を整理したつもりでも、いざ報告を始めると、上司の「？？」という困惑した表情。

さらには、なんだか噛み合わない会話。

これは、明らかにうまく伝わっていない！

今回は、次のような悩みを抱える方に向けて記事を書きました。

この記事では、型にはめてロジカルに伝える方法を紹介します。

型にはめて整理するだけで、短くて簡潔に、論理的に話をすることができるようになります。

なお、今回参考にした本は次のとおりです。

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わかりにくい／わかりやすい報告の特徴

わかりにくい報告の特徴

先日、後輩が上司に向けて報告をしているの聞いていて、

わかりにくい報告には、特徴がいくつかあることに気づきました。

【わかりにくい報告】

このような話し方だと、報告が長くなるわりに何が言いたいのか伝わりづらいです。

上司が報告に割ける時間は限られており、上司は他の部下からも報告を受けなければなりません。

上司の立場に立ち、どんな報告だったらわかりやすいかを考えてみましょう。

わかりやすい報告の特徴

【わかりやすい報告】

では具体的に、何をすればどうすればいいのかを紹介します。

わかりやすくするための具体的な方法

ピラミッドでロジカルにストーリーを考える

「１分で話せ」の中で、最も重要なポイントは

主張と根拠で構成されるピラミッド構造に当てはめて、ストーリーを考えることです。

初めて聞く方のために簡単に説明すると、話には結論を根拠があり、その結論を一番上に、根拠をその下に並べたものです。

根拠は複数あることが多いので、三角形、つまり、ピラミッドのような形をしているので

「ピラミッドストラクチャー」といいます。

伊藤洋一『１分で話せ』（2018　SBクリエイティブ株式会社）

主張とは、結論のことです。

まずは結論を最初に言います。

次に、その根拠を３つ挙げます。

たったこれだけです。非常にシンプル。

この型に当てはめると、不要な情報がどんどん削ぎ落とされていきます。

短く、簡潔に伝えることができるので、わかりやすさが格段にアップします。

私が気をつけていること

この型に慣れるまで、私が気をつけていたことが２つあります。

しばらくすれば自然とできるようになりますが、慣れるまでは気をつけておくといいと思います。

「結論から言います」と宣言する

１つめは、「まず結論からお伝えします」と言ってから報告を始めることです。

理由はシンプルで、強制的に結論を最初に言うことになるからです。

「要するに何が言いたいか？」を真っ先に伝え、次に根拠や理由を言います。

こうすることで、要点を絞った必要最低限の報告ができます。

上司がもっと詳細を求めたら、追加で情報提供をすれば良いのです。

ピラミッドストラクチャーで話すことに慣れていないうちは、

まず結論を言うことを徹底してください。

話の構造を共有する

２つめは、話の構造を聞き手に伝えることです。

なぜなら「これからこういう話をしますよ」という話の大枠を相手の頭の中に作ってもらうことで、

枠に話を当てはめながら理解してもらえるからです。

たとえば

「まず結論からお伝えします。結論は○○○○です。」と言った後に、「次に、その理由は３つあります。」と続けます。

そうすると、聞き手は「理由が３つある」ことがわかるので、

理由を１つずつ頭の中の大枠に当てはめて理解することができます。

ちなみに、話の構造を先に伝えておくのは、

ピラミッドストラクチャー以外の話し方をするときも便利です。

たとえば

のような感じです。

話の構造を共有することは、特に口頭で伝えるときに役立ちます。

相手の中に大枠を作ってもらって、そこに当てはめるように説明をしましょう。

まとめ

今回の記事では、「上司への報告をもっとわかりやすくする話し方」について説明しました。

内容をまとめると、

でした。

この型を使えるようになると、方向のわかりやすさが格段に上がります。

明日からぜひ実践してみてください。